Herken je dat een overvolle mailbox?
Je mailbox staat vol met mailtjes en je weet niet waar je moet beginnen. Je krijgt er stress van en stelt het maar uit. Maarja of jouw klanten hier blij van worden? Het kan zomaar zijn dat je je klanten hierdoor kwijt raakt. Jij verwacht toch ook een snelle reactie op jouw mail?
Ook krijg je betalingsherinneringen, omdat je facturen over het hoofd ziet.
En je loopt misschien wel nieuwe opdrachten mis, omdat je de mails van potentiële klanten niet opmerkt tussen al die andere mails. Dit kan zo niet langer. Hier gaan we wat aan doen!
Heb je al een keer eerder geprobeerd om je mailbox leeg te maken met de mapjes: ‘Actie’, ‘Wachten op’, ‘Ooit’ en ‘Archief’?
Je zette de mails netjes in de juiste mappen en je was van plan om de mails in de mappen op een moment af te handelen.
Het is natuurlijk een goed idee deze mappen, maar eerlijk werkte het?
Je mailbox lijkt natuurlijk leeg door deze mappen, maar eigenlijk verplaats je het “probleem”.
Ik wil je graag helpen en geef je daarom een paar tips mee.
Stap 1 Maak overzichtelijke mappen
Huh, moet ik toch wel mapjes maken? Ja, maar dan met een andere intensie.
Mapjes maken doe je om het overzicht te bewaren.
Maak een aantal mapjes aan, maar niet te veel.
-Financiën
-Afgehandeld
-Opdrachtgevers (en daaronder submappen met jouw opdrachtgevers)
Stap 2 Plan een grondig opruimuurtje in
Zet deze afspraak in je agenda, zodat je er echt niet onderuit komt. Voor sommige is een uurtje voor andere een dag.
Lees al je mails door en controleer of er actie ondernomen moet worden. Moet je nog reageren of moet je de factuur nog betalen?
Handel deze mailtjes af, zodra je dit gedaan hebt verplaats je de mail in de juiste map. Een factuur in de map Financiën, een reactie op een mail in de map afgehandeld en ga zo maar door. Zo loop je alle mails af.
Wanneer het een hele oude mail is van een paar jaar geleden, vraag jezelf dan af of het nog zin heeft om te reageren. Een potentiële klant die 2 jaar geleden heeft gemaild, zit nu niet meer te wachten op een reactie toch? Maar ik hoop dat jouw mailbox niet zo erg achter loopt.
Ik zou tot 3 maanden geleden doorlezen en de rest verwijderen.
Stap 3 Meld je af voor onnodige nieuwsbrieven
Je mailbox staat vast vol met nieuwsbrieven, je bent zeker niet de enigste die hier last van heeft. Je hebt vast een keer een gratis E-book gedownload, meegedaan aan een challenge of een aankoop gedaan. Wanneer je dit doet ontvang je namelijk vaak automatisch een nieuwsbrief.
Dus de volgende opruimtip: meld je af voor nieuwsbrieven die je toch niet leest.
Wees kritisch en bedenk “Lees ik dit echt? Heb ik hier wat aan?”. Als het antwoord nee is, schrijf je dan gelijk uit! Onder aan de nieuwsbrief staat vaak de uitschrijflink. Klik hier op en je bent klaar!
Stap 4 Afspraak inplannen om je mailbox te checken
Zo nu is je mailbox opgeruimd en die gaan we natuurlijk zo houden!
Plan daarom 2 momenten per dag in je agenda om jouw mailtjes te lezen, beantwoorden en op te ruimen. Aan het begin van de ochtend en aan het eind van de dag. Bijvoorbeeld om 8.30 een kwartier en om 16.00 een kwartier. Dit is natuurlijk per persoon anders, de een heeft meer mailtjes dan de ander. Deze afspraken zet je ook echt in je agenda, zodat je er niet omheen kan.
Op deze vaste momenten bekijk je alle mailtjes. De mailtjes die je snel kan beantwoorden, daar reageer je direct op. De mailtjes waar je langer de tijd voor nodig hebt beantwoord je hierna. Wanneer je dit niet af hebt, plan dit dan gelijk in jouw agenda om de rest van de mailtjes te beantwoorden.
En nu weet je dat je bijvoorbeeld aan een kwartier niet genoeg hebt, plan de aankomende dagen dan een half uur in i.p.v. een kwartier.
Zo nu heb je alle mails weer beantwoord, goed gedaan!
Stap 5 Maak een to do list
Herken je dit? “Deze mail laat ik nog even staan, dat doe ik later wel.”
Veel mensen gebruiken hun mailbox als een to do lijst. Eigenlijk is de mail al afgehandeld, maar je laat hem toch staan. Want er staat iets belangrijks in, een soort reminder. Je mailbox loopt vol en de reminder komt onderaan te staan. Dan vergeet je deze reminder vast. Daarom kan je dit veel beter op een to do lijst zetten.
Gebruik je mailbox dus echt alleen om mails af te handelen en niet als to do lijst.
Gebruik bijvoorbeeld het programma Asana of Trello.
Denk je nu: “Allemaal leuk en aardig Esmee, maar ik heb hier helemaal geen tijd of zin in.” Dan help ik je natuurlijk graag!